FORHÅNDSKONFERANSE (PBL § 93a):

Forhåndskonferanse etter plan- og bygningslovens PBL § 93a er lagt inn som et nytt element i saksbehandlingsreglene og som en ny mulighet for en mer rasjonell saksbehandling av byggesaker. Brukt på riktig måte vil den kunne være en viktig forutsetning for større forutsigbarhet i saksbehandlingen.

Forhåndskonferanse kan avholdes for en nærmere gjennomgang av et planlagt tiltak - i en tidlig fase av prosjekteringen - for å avklare aktuelle rammer eller forutsetninger som vil gjelde for en senere tillatelse til gjennomføring av det samme tiltaket.

Forhåndskonferanse bør også være retningsgivende for valg av eller krav om behandlingsmåte (saksbehandlingsprosess), hvilken dokumentasjon som kreves innlevert i en søknad og fastsettelse av - eller antydning om - tidsrammer for saksbehandling.

FORMÅL:

Det viktigste formålet med en forhåndskonferanse er å klarlegge ytre rammebetingelser for tiltaket, slik disse fremgår av lov og forskrift, kommunale vedtekter og planbestemmelser.

·      Målsettingen med møtet er derfor å legge grunnlaget for utforming av en god søknad som kan innleveres komplett, og hvor tiltaket har reelle muligheter til å bli godkjent slik det er omsøkt.

·      Alternativt kan en forhåndskonferanse også berede grunnen for en søknad hvor et eventuelt avslag ikke vil komme som noen overraskelse! Dette fordi de viktigste problemstillingene i saken allerede bør være avklart og eventuelle hindere for en godkjenning være påpekt gjennom forhåndskonferansen.

*     Dersom tilbakemeldingen fra kommunen blir at tiltaket ikke vil kunne godkjennes, eller ikke være akseptabelt slik det er påtenkt, er dette også en avklaring som kan ha verdi i en tidlig fase av prosjektet, ved at tiltakshaver unngår å forfølge et blindspor!

Þ  Forutsigbarhet i byggesaksbehandlingen er derfor det viktigste kriterium for en vellykket bruk av forhåndskonferanse. 

·      For å oppnå ønskelig forutsigbarhet kreves det gjensidige orienteringer i et vel forberedt møte mellom tiltakshaver og bygningsmyndighetene, for en klargjøring av hva tiltaket vil innebære.

·      Både de såkalt materielle krav (byggeregler) i lov og forskrift som vil gjelde for selve tiltaket, og samtidig de rene prosessuelle krav (saksbehandlingsregler) i forhold til senere søknadsbehandling, må kunne avklares med henvisning til en riktig og hensiktsmessig saksbehandlingsprosedyre; med tilhørende informasjon om realistisk saksbehandlingstid.

INNHOLD:

Innholdet i forhåndskonferansen bør i sum være den informasjon som tiltakshaver trenger å ha om de forutsetninger som må tilfredstilles for at tiltaket skal kunne godkjennes:

·      Tiltakshavers informasjon: Tiltakshaver/søker må først orientere kommunen om det planlagte tiltak, dets bakgrunn og forutsetninger, omfang og konsekvenser, og dernest foreta en gjennomgang av tiltaket basert på forhåndsinnsendte kart og tegninger, redegjørelse, og eventuell annen dokumentasjon som saksbehandler i kommunen har bedt om.

·      Kommunens informasjon gjelder primært sentrale rammebetingelser som ligger i plan- og bygningslov, forskrift og rikspolitiske bestemmelser, og lokale rammebetingelser gjennom kommunale bestemmelser i vedtekter og i de arealplaner som gjelder for området der tiltaket vil være plassert.

·      Planforutsetninger: Forholdet til gjeldende plangrunnlag må alltid drøftes; eventuelle behov for planendringer eller dispensasjonsbehandling bør komme tydelig frem i referatet.

·      Forvaltningspraksis: Det bør også kunne pekes på gjeldende forvaltningspraksis dersom det råder en entydig, retningsgivende praksis for behandling av lignende tiltak som det forhåndskonferansen skal belyse.

·      Plassering og utforming av tiltaket: I tillegg bør det gis faglig begrunnede synspunkter på det ønskede tiltakets plassering, utforming, planløsning og utseende slik dette er presentert i forhåndkonferansen. Samtidig bør det påpekes generelle kvalitetskrav som bør knyttes til tiltakets egen arkitektur, til eventuelle aspekter vedrørende vern eller tilpasning, og til utomhusanlegg.  

·      Saksbehandling: Det bør endelig gis informasjon om saksbehandlingstid og videre saksbehandlingsprosess, samt forutsetninger for behandlingsmåten; i den sammenheng også informasjon om krav til ansvar og kontroll med tiltaket, og hvordan disse kravene skal dokumenteres.

·      Krav til dokumentasjon: Saksbehandler må til slutt definere hva som senere må dokumenteres i en søknad (eventuelt melding) avhengig av summen eller kombinasjoenen av ovenfornevnte problemstillinger.

Þ  All informasjon som gis fra kommunen må baseres på og reflektere tiltakshavers  fremstilling av det påtenkte tiltak.

Þ  All informasjon som er gitt skal fremgå av et eget referat og konkludere med spesifikke krav til innsendelse og dokumentasjon av en senere søknad.

Þ  NB! Referatet skal være omforent mellom tiltakshaver og kommunen - lik en avtale mellom to parter; hva en forhåndskonferanse i realiteten også er: Basert på gitte forutsetninger, og gitt at disse er korrekte og ikke endres underveis, skal tiltaket kunne påregnes en nærmere definert saksbehandling; med forbehold tatt for utenforliggende forhold som ikke kan forutses i en forhåndskonferanse.   

ANVENDELSE; NÅR ER FORHÅNDSKONFERANSE AKTUELT?

Forhåndskonferanse er ment å kunne brukes for avklaring av rammer og innhold for alle typer tiltak etter plan- og bygningslov, uansett størrelse; i teorien også uavhengig av om tiltaket er søknadspliktig, meldepliktig eller er helt unntatt fra krav om saksbehandling!

·      Ressursene som avsettes til forhåndskonferanse må likevel kunne avpasses etter sakens kompleksitet. Dette gjelder spesielt med tanke på enkle tiltak, meldinger om arbeid og mindre tiltak som er unntatt fra saksbehandling, ansvar og kontroll.

*      For enkle tiltak etter PBL § 95b kan ansvarlig søker kreve forhåndskonferanse ved behov, før innlevering av søknad. 

*      For meldinger etter PBL §§ 81, 85 og 86a, vil det ofte kunne være behov for enkle avklaringer av om et tiltak kan passere som melding, eller om full søknad må kreves.

*      For mindre tiltak etter Saksbehandlingsforskriftens SAK § 7 som i utgangspunktet kan unntas saksbehandling, ansvar og kontroll, kan det i noen tilfelle være behov for en svært enkel form for forhåndskonferanse for å avklare om et konkret tiltak likevel vil være søknadspliktig. Dette vil i sær kunne gjelde for mindre fasadeendringer og innhegning/gjerde fordi avgrensningen mellom fritak og søknadsplikt ofte vil være gjenstand for en skjønnsmessig fortolkning i hvert enkelt tilfelle, ettersom det her er få målbare kriterier å bygge på.

*      For alle andre og større tiltak bør en forhåndskonferanse gjennomføres på en fullstendig måte når konferansen ellers er ønskelig og aktuell å avholde. 

DELTAGERE:

En forhåndskonferanse er et avtalt møte mellom tiltakshaver og kommunale bygningsmyndigheter, ved en oppnevnt saksbehandler fra kommunen. Men det vil også være naturlig at den som senere er påtenkt som ansvarlig søker deltar i møtet for å presentere tiltaket på et faglig grunnlag og direkte kunne motta all informasjon som kommunen gir.

·      For spesielt omfattende eller kompliserte tiltak kan også andre, senere ansvarlige funksjoner - eksempelvis  prosjekterende - delta i de tilfelle hvor dette måtte være formålstjenlig for senere utforming av søknaden, og hvor dette er avtalt på forhånd.

·      I enkelte tilfelle kan det i tillegg være behov for deltagelse fra kommunale planmyndigheter, og andre fagmyndigheter som for eksempel Statens Vegvesen, Brannvesen etc; også dette etter avtale på forhånd.

Þ  Naboer og andre interessegrupper bør ikke delta i en forhåndskonferanse, som ikke er noe høringsmøte, men en ren informasjonsutveksling mellom tiltakshaver og kommunen!

FORUTSETNINGER, RETTIGHETER OG PLIKTER:

Forhåndskonferanse er en frivillig ordning, men kan kreves avholdt av enten tiltakshaver eller av plan- og bygningsmyndighetene, jfr. PBL § 93a.

*     I veiledning til saksbehandlingsforskriften understrekes kommunens plikt til å avholde forhåndskonferanse på tiltakshavers anmodning, mens det samtidig utdypes at kommunen tilsvarende kun har rett til å initiere en forhåndskonferanse; uten at tiltakshaver dermed har møteplikt. Tiltakshaver risikerer imidlertid å gå glipp av verdifull informasjon ved å unnlate å møte (- om f.eks. pågående planarbeid som kan få innvirkning på senere saksbehandling av søknader om tillatelse til tiltak).

·      Det skal alltid føres referat fra forhåndskonferansen, og all informasjon som er gitt begge veier skal fremgå av referatet.

·      Kommunen har ansvaret for å føre referat gjennom egen referatsmal.

·      Referatet skal godkjennes av tiltakshaver og søker og gjensidig signeres av begge parter (tiltakshaver/søker og saksbehandler) - i utgangspunktet ved møtets slutt. Tiltakshaver og søker skal samtidig ha kopier av referatet.

Þ  Det må igjen understrekes at referatet vil baseres på det underlag av tegninger og annen dokumentasjon som tiltakshaver/søker selv har brukt for sin redegjørelse for tiltaket. Senere endringer av tiltakshavers/søkers egne forutsetninger vil tilsvarende kunne endre de rammeforutsetningene som ble avklart for tiltaket i forhåndskonferansen! Dette vil igjen redusere informasjonsverdien av avholdt forhåndskonferanse i forhold til ønske om forutsigbarhet! 

Þ  Tiltakshaver har ikke krav på mer enn en forhåndskonferanse pr. tiltak!

KRAV TIL INFORMASJON:

Forhåndskonferanser skal være en gjensidig og uforpliktende informasjonsutveksling på et tidspunkt hvor ikke alle rammebetingelser vil være kjent; eksempelvis nødvendige samtykke og uttalelser fra andre myndigheter. Men den informasjon som gis skal være etterrettelig og gi grunnlag for videre saksbehandling.

·      Forhåndskonferanser må likevel ikke forveksles med ordinær saksbehandling av formelt innleverte saker som fremmes for bygningsmyndighetens behandling og avgjørelse. Det vil ikke bli fattet noen form for vedtak som gir klageadgang, eller tatt beslutninger som har rettslige bindinger!  

Þ  Det er ikke noe krav om at tiltakshaver presenterer et tiltak i dets endelige form, fullt ut gjennomarbeidet. Men, jo mindre fastlagt tiltaket er, jo mer generell og mindre verdifull blir kommunens informasjon. Prosjekteringen av tiltaket bør derfor alltid være kommet så langt at kommunens informasjon kan være konkret og reell og forhåndskonferansen oppfylle sin hensikt!

Þ  På den annen side kan et uforpliktende, men realistisk skisseutkast på et tidlig stadium gi  bygningsmyndighetene større påvirkningsmuligheter i en tidlig fase av prosjekteringen, noe som også en viktig intensjon med forhåndskonferanse!

Þ  Kart med tiltaket inntegnet skal være med, samt en beskrivelse av tiltaket. 

AVVIKLING AV FORHÅNDSKONFERANSER:

Det kan ikke stilles krav om at kommunen skal arrangere forhåndskonferanse innen en bestemt tid, men det helt klart at dersom ordningen skal ha den tilsiktede effekt, må møtet finne sted i en tidlig fase av prosjekteringen - så langt bygningsmyndighetene har ledig kapasitet - og før innsendelse eller innlevering av søknader om tillatelse!

·      Ved ønske om forhåndskonferanse må tiltakshaver anmode kommunen om dette ved utfylling og innlevering av en standard "Anmodning om forhåndskonferanse".

·      Når anmodningen kommer inn, registreres opplysninger som trengs for gjensidig nødvendige forberedelser. Anmodningen registreres også som det første inngående brev i en ny sak. 

·      Anmodningen aktiverer i sin tur et svarbrev med en forpliktende avtale om forhåndskonferanse og nødvendige forberedelser til møtet, med bl.a. fastsettelse av møteopplegg, tid og sted.

VIKTIGE FORBEHOLD:

Forhåndskonferanser vil lett kunne være tunge, kompetansekrevende oppgaver for kommunen, og må avveies mot all øvrig saksbehandling. Det er her viktig å presisere at kommunens alminnelige veiledningsplikt overfor publikum fortsatt gjelder - og bør i størst mulig grad benyttes - for helt enkle og generelle avklaringer!

Þ  Ressurskrevende forhåndskonferanser etter loven bør hovedsaklig anvendes for tiltak hvor det virkelig vil være et stort behov for avklaringer som ikke er av helt generell art - og enkelt kan besvares i saksbehandlernes besøkstid,mottaksenhetens servicekontor eller over telefon!       

Þ  Protester, uttalelser og klager i forhold til senere innsendt søknad kan medføre en justert fremdriftsplan for saksbehandling. Tilsvarende kan forhold som måtte bli avdekket gjennom naboprotester, eller uttalelser til søknaden fra andre offentlige etater, medføre krav om endring av omsøkte tiltak, eventuelt endring av hele saksbehandlingsprosessen!